随着中国经济的快速增长，公司企 业、社会团体和自然人产生了大量档案， 档案保管外包服务应运而生。但由于外包 服务机构的保管条件、管理设施参差不齐 等因素，导致档案管理不规范现象较为严 重。2014年，受国家档案局委托，江苏省 档案局、江苏仁通档案管理咨询服务有限 公司和苏州市档案局成立起草小组，开始 文本编写工作。2017年8月2日，《档案保管 外包服务管理规范》（以下简称《规范》） （DA/T 67—2017）正式发布，并于2018年 1月1日起实施。

《规范》旨在规范并支持社会力量 参与档案事务,引导档案保管外包服务企 业健康发展，从档案保管外包服务机构 职责、条件保障、业务建设和行业监管等 方面，规定了档案保管外包服务的原则与 范围、组织制度与人员管理、保管基础设 施、安全监管以及业务规程，并对档案保 管外包服务机构的能力评估进行了细化 和量化。

起草过程

1.调研论证阶段 江苏仁通档案管理咨询服务有限公司 在为社会提供档案服务的同时，对国内外 档案保管外包服务机构的性质、服务的形 式、服务的内容及国内外的档案安全保护 方式等进行了深入调查和分析研究，考察 了国内档案保管外包服务机构的服务模式 和运行方式，并与江苏省档案局共同提出规范国内档案保管外包服务的建议。

2.形成研究报告 2011年9月，江苏仁通档案管理咨询服 务有限公司申报的“档案社会化管理现状 和政策建议研究”通过江苏省档案局科技 立项。课题组进行了大量的文献收集、实地 考察、专家访谈和客户交流等工作，对行业 特点和发展历程进行了深入分析和探讨， 并形成研究报告，为《规范》的起草提供了 理论依据。2013年3月，江苏省档案局向国 家档案局申请科技立项并获得批准，项目 名称为“档案社会化管理规范研究”，《档 案社会化寄存保管服务行业规范》（试行） 于2013年9月通过国家档案局项目评审。

3.申报行业规范 2013年3月，江苏省档案局、江苏仁通 档案管理咨询服务有限公司和苏州市档案 局联合向国家档案局申报行业规范。2014年 5月，国家档案局下发《2013 — 2014年度档 案行业规范制修订项目计划的通知》，将 标准名称定为《档案社会保管服务机构管 理规范》。2017年，更名为《档案保管外包 服务管理规范》。

构成及主要内容

1.范围 规范了档案保管外包服务机构及其 他专业机构开展档案保管外包服务的行 为。凡是进行档案保管外包服务的公司、 企业和机构均应根据《规范》

2.规范性引用文件 引用国际标准《建筑灭火器配置设 计规范》（GB 50140 — 2005）及行业标准 《档案装具》（DA/T 6 — 1992）等，外包 档案库房必须按照以上标准进行建设或改 造，使《规范》更具科学性。

3.术语和定义 规范了具备档案保管外包服务能力 和条件的企业法人受委托方（法人及自然 人）委托，对档案进行保管及相关服务的 民事行为。《规范》对可外包寄存档案的 范围没有限制，由委托方根据《规范》自 行决定。

4.服务原则 档案保管外包服务范围不得超出国 家法规和政策规定的范围。档案外包服务 的法人机构必须在国家法律法规规定的范 围内进行商业活动。在运输、保管、利用过 程中，不能发生档案丢失、毁坏、污损等事 故。外包服务过程中，不得翻阅、涂改委托 方的档案，不得泄露、传播委托方的档案 内容。

5.组织与人员 档案保管外包服务机构应根据保管 规模和业务范围确定相应的内部管理机 制，并保持相对稳定。机构内部应设置档 案运输、档案保管、档案保护、档案利用、 档案出入安全检查、库房防盗、库房消防、 安全值班、人力资源、行政后勤等部门，人 员要相对稳定，须根据国家有关法律法规 签订劳动合同和保密合同，并缴纳社保基 金。员工不得翻阅、泄露、传播档案信息。

6.基础设施 档案外包机构库房建设要符合相关 规定。要选在地质稳定、远离台风侵袭、 地下水位低的区域；要远离有毒、有害、易 燃、易爆化学物品的存放地点。档案库房 不能与影响档案安全和保护的建筑混建在 一起，档案库房同一建筑物内不允许有办 公、商业、工业加工、仓储等其他用途的场 所存在。必须配备空调机、除湿机、无紫 外线照明、防盗、火灾报警系统和灭火设 施等。

7.业务规程 明确了档案保管业务流程，要建立 档案交接、运输、保管、出入库、利用服 务和人员管理、信息安全等制度和操作 规程，并明确规定:(1)必须签订档案外包 服务合同。(2)档案运输必须专人专车，运 送过程中不得乘坐公共交通工具。(3)档 案委托方人员因工作需要进入外包服务 单位库房时，必须有外包服务单位专人全 程陪同，并做好登记记录。(4)档案保管可 采用密集架、五节柜和开放式固定架，要 排放有序，不得堆放杂物。(5)每日定时巡 检库房，做好安全记录。定期盘点档案数 量，检查档案是否发生虫霉，确保档案的 安全完整。(6)要定期检查和测试档案库 房的消防、安全、安检、配电设备，相关记 录要长期保管，定期检查灭火器等设备 的有效期，按照有效期及时更换。(7)要 建立24小时值班制度，定期举行消防演 练，每年至少1次。(8)档案管理人员、消防 和安全值班人员、水电工等均应持证上 岗。持有档案岗位培训证书的人员需占全 员的25%以上，持有中高级专业技术职称 的人员需占全员的10％以上，其中必须有 档案专业技术中高级职称的人员。(9)建 立档案信息安全保密制度，加强档案信息 的安全管理。未经档案所有人同意，任何 单位和个人均不能查阅、拷贝、传播档案 信息，一旦发生档案信息泄漏，要及时采 取措施进行补救，同时要依法依规对责 任人进行处理。

8.事故赔偿 明确了因档案保管外包服务机构原 因造成档案缺失、损坏、损毁等事件或事故的情况下其应承担的责任。在签订委托 代保管档案合同时，双方必须订立赔偿条 款。在档案代保管过程中，因自然灾害、战 争等不可抗力因素而造成委托方档案缺 失、损坏、损毁的，档案代保管机构不承担 赔偿责任。其他原因造成的档案缺失、损 坏、损毁，档案代保管机构均应向委托方 按约定进行赔偿。在双方对事故责任和赔 偿不能协商一致的，可向当地司法部门提 出调解、仲裁或法律诉讼。

9.能力评估 档案保管外包服务机构可通过行业 组织开展能力评估。能力评估可参照《档 案保管外包服务能力评估表》。

10.附录部分 为便于操作，制定了《档案保管外包 服务能力评估表》，并采用量化方法，总分 为100分，分为注册资金、库房产权、库房 消防、安全保卫、供电配电、恒温恒湿、档 案保管管理能力、管理队伍、信息化水平等 方面，打分可委托第三方机构代为进行，也 可由档案委托方自行评估。

“注册资金”在 2000 万元以上，分值 占6%，不足 2000 万元则分值递减。档案外 包服务机构建立初期不易产生盈利，但必 须备有必要的资金用于库房建设和设施建 设。代保管过程中一旦发生档案缺失、损 坏、损毁事故，受托方必须具有足够的赔 偿能力。

“自有产权库房”分值占12%，“租用库 房”分值占5.5%。分值差异是根据档案属 性界定的，属于永久并长期保管的档案， 如公证档案、人寿保单等，在档案保管期 限内，如没有自有产权库房，代保管机构在 租期到期后未续租到原有库房，就会发生 档案搬迁，档案搬迁会降低档案保管的安 全系数，所以自有产权库房分值要高于租 用库房分值。

“档案库房单独设立”分值占5%。如 不单独设立档案库房，就会有与档案代管 不相关的人员在库房周边活动，库房周边 的人员不固定或生产活动无法控制就会给 档案安全带来隐患。

“消防设施”分值占8%，“防盗报警” 和“安全值班”分值占6%。档案代保管机构必须高度重视档案实体的防火、防盗工 作，按照档案馆安全保卫相关规范安装安 全设施设备。

“供电系统”分值占5.5%。档案库房要 常年供电，一旦发生库房断电，就会引起 数据丢失，消防、防盗系统失灵，由此严重 影响档案安全，档案代保管机构要建设具 有两路供电或配备发电的供电设备。

“运输”分值占 4  %。档案运输必须采用 专车，不得采用公共交通运输或递送档案。 档案数量比较少的情况下（包括1卷档案） 也要由专车专人递送和回收。

“档案保护”分值占16%。根据我国气 候条件，为防止发生档案虫害和霉变，档 案库房必须安装温湿度调控设备并长期保 存库房温湿度数据。光照和空气污染对档 案也会产生不可逆转的损坏，保管库房必 须安装无紫外线照明灯具及防止太阳光直 晒和空气污染的设备。

“档案装具”包括密集架、五节柜、开 放式固定架等，其中“密集架”分值占 4 %， 其他占2%，档案代保管机构可根据实际情 况来确定档案装具形式，并根据档案与装 具的情况打分。

“人员管理”分值占 7 %。档案管理人 员必须持有档案基础知识培训证书或其他 档案专业证书，物业管理人员必须持有消 防、水电、保安等相关证件。未经培训人员 不准上岗。

“信息化和档案利用服务”分值占 8 %。 档案代保管机构要备有档案阅览场所和阅 览服务人员，利用信息化管理档案，开展在 线查阅，其中“数据安全”占 2 %。

“制度建设”分值占 3 %。制度建设是 必备项目，要广为宣传，做到全体员工都知 晓了解制度，并接受监督。

   此外，《规范》对《档案保管外包服 务交接文据》《档案保管外包服务移交清 册》《档案保管外包服务期满出库登记表》 《档案保管外包服务递送登记簿》等表单 进行了规范。

 作者单位：江苏省档案局、江苏仁通 档案管理咨询服务有限公司 责任编辑：黄佳音